© Timo Willeke
Lagerabrechnung
Auf dieser Seite findest du alle wichtigen Informationen zur Lagerabrechnung.
Wenn du über Diözesanverband Zuschüsse für euer (Sommer)Lager beantragt hast, musst du die Abrechnung bis sechs Wochen nach dem Lager im Büro einreichen.
Für jede Maßnahme muss eine getrennte Abrechnung erstellt werden. Am besten kopiert ihr euch die Teilnahmeliste und die Abrechnung für eure Unterlagen.
Die verantwortliche Leitung (VL) ist für die ordnungsgemäße Abrechnung verantwortlich und bestätigt mit ihrer Unterschrift die Richtigkeit der Angaben.
Wie sieht eine Abrechnung aus?
Die Abrechnung ist eine Mappe mit allen Belegen für eure Ausgaben. Die Belege müssen im Original vorliegen und werden nach fünf Positionen sortiert und nummeriert.
Die Positionen sind:
Position 1: Unterkunft und Verpflegung
Position 2: Fahrtkosten
Position 3: Vorbereitungskosten
Position 4: Material- und Programmkosten
Position 5: Sonstiges
Teilnahmeliste
Zur Abrechnung gehören immer:
Abrechnungsdeckblatt
Alle Belege im Original (nach Positionen sortiert)
Positionsdeckblätter
Zur Abrechnung gehören bei Bedarf:
Vakanzliste
Formular Wanderlager
Formular Raum-/Platzbelegung
Formular zur Bestätigung weiterer Zuschüsse, bzw. offizieller Bescheid über weitere Zuschüsse
Fahrtkostenabrechnung
Eigenbelege
Ihr findet alle Formulare und Vorlagen im Downloadbereich
Wann müsst ihr die zusätzlichen Formulare ausfüllen?
Vakanzliste: wenn Teilnehmende nicht durchgängig am Lager teilgenommen haben
Formular Wanderlager: wenn ihr ein Wanderlager durchgeführt habt und keine Zeltplatzrechnungen vorweisen könnt
Formular Raum-/Platzbelegung: wenn keine Rechnung vom Haus/Platz ausgestellt werden konnte
Formular zur Bestätigung weiterer Zuschüsse: wenn ihr noch weitere Zuschüsse (z.B. beim BDKJ) beantragt, aber noch keinen offiziellen Bescheid darüber bekommen habt
Fahrtkostenabrechnung: wenn ihre keine Tankquittungen einreicht, könnt ihr stattdessen eine Fahrtkostenabrechnung ausfüllen (0,30€ pro km + 0,02€ für jede zusätzliche Person im Wagen. Für ein voll besetztes Auto (5 Personen) könnt ihr 0,38€ pro km abrechnen)
Eigenbelege: für Einzelfälle, wie z.B. Hike-Geld oder Zahlungen für die ihr keine Quittung bekommen habt. Eigenbelege dürfen nur als Ausnahme genutzt werden. Höhere Beträge müssen immer mit einer Originalquittung nachgewiesen werden.
Wie erstelle ich eine Abrechnung?
Sortiere alle Quittungen und Rechnungen nach Positionen.
Sortiere die Quittungen und Rechnungen innerhalb einer Position chronologisch und nummeriere sie (z.B.: Position 1 = Belege 1.01 bis 1.20).
Klebe einzelne Kassenbons mit Tesafilm auf DIN A-Blätter. Sind die Bons zu lang, falte sie so, dass der Betrag sichtbar ist.
Sind auf den Bons Ausgaben, die nicht abgerechnet werden können (Pfand, Tabak, Alkohol…), schwärze diese Punkte und pass den Gesamtbetrag des Bons an.
Ist nicht direkt ersichtlich, wofür ein Bon oder eine Quittung ausgestellt wurde, schreibe einen Vermerk daneben (z.B. bei Ausgaben im Ausland).
Fülle für jede Position das entsprechende Deckblatt aus. Bei Fremdwährung musst du nicht jede Position einzeln umrechnen, sondern nur den Endbetrag.
Fülle zum Abschluss das Abrechnungsdeckblatt aus.
Hefte die Unterlagen nach Positionen sortiert hintereinander. Die Positionen werden durch die Positionsdeckblätter voneinander getrennt.
Hefte die ausgefüllte Teilnahmeliste vor die Abrechnung.
Prüfe, ob du noch zusätzliche Formulare ausfüllen musst. Fülle sie bei Bedarf aus und hefte sie dazu.
Überprüfe, ob du an alle Rechnungen und Formulare gedacht hast. Wenn du Frage zur Abrechnung hast, melde dich im Diözesanbüro.
Mache (bei Bedarf) Kopien der Abrechnung für eure Stammesunterlagen.
Schicke die Originalabrechnung bis sechs Wochen nach dem Lager per Post ins Diözesanbüro.
